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ANALISIS DE DOCUMENTOS

*Cliente: *E-mail:

Documento o expedientes a digitalizar:

Datos Generales
¿Porqué considera que deben de ser digitalizados?
¿Qué volumen de estos documentos genera mensualmente?
¿Cuántas páginas promedio tienen los documentos o expedientes?
 En caso de expedientes, ¿cuántos documentos distintos contiene el expediente?
¿Guardan todos los documentos en la misma ubicación?
Si No

Describa el documento o expediente.
¿Tienen período de vigencia de conservación?
Si No
¿Están regidos por alguna ley o reglamento?
Si No
¿Se pueden destruir? Si No
 
Consulta
¿Quiénes consultan los documentos?
 ¿Cómo están ordenados físicamente?
¿Considera que si estuvieran ordenados de una manera distinta a la actual tendrían mejor acceso o alguien se vería beneficiado? Si No
¿Bajo que criterios están ordenados?

 ¿Qué llaves de acceso les pondría?
¿Considera importante que dos o mas personas tengan acceso a los documentos simultáneamente?
Si No
¿Cuánto tiempo dedica a buscar documentos?
¿Dedica mucho personal a buscarlos?
Si No
¿Es frecuente que tenga problemas para encontrar los documentos?
Proceso de Negocio
¿El documento participa en algún proceso de negocio?
¿Qué beneficios tendría dicho proceso si el documento o expediente estuviera digitalizado y consultable por todo el personal que participa en el mismo?
¿Cómo se forma o integra el documento o expediente?
 ¿El documento se presenta al cliente o proveedor o es un trámite interno?
¿Sus documentos o expedientes salen de algún sistema electrónico? Si No
Describir.
Seguridad
¿Han perdido documentos? Si No
¿En caso afirmativo, ¿qué costo tuvo la pérdida?
¿Tiene problemas con la seguridad o confidencialidad de los datos de dichos documentos?
Si No
Valor de los documentos

¿Todos los documentos son valiosos, pero ¿considera que alguno por su naturaleza tiene un valor especial que no sea recuperable en caso de pérdida?

*Dato obligatorio